Main menu

Kalite yönetim sistemi el kitabının yazılması veya gözden geçirilmesi


Kalite el kitabı, kalite yönetim ve gıda güvenliği sistemleri dokümantasyonunda omurga görevi gören bir dokümandır, firma yapısı, ürünler, prosesler, uygulamalar ve dokümantasyon sisteme dair her şeyi içerir. Bu anlamda kalite el kitabı iç ve dış denetimlerde kuruluşu tanıtan bir kılavuz görevi görmektedir. Böylesine önemli bir dokümanın hazırlanması ve güncel tutulması bazen zor olmakta hatta güncelliğin sağlanamamasından dolayı denetimlerde veya ziyaretlerde kalite el kitabındaki hatalar göze çarpmaktadır.

 

Kalite el kitabını hazırlarken birçok firma kullanmış oldukları kalite yönetim sistemi maddelerinin sıralanışından faydalanırlar ki bu sistem genellikle ISO 9001 kalite yönetim sistemidir. Böylece kalite el kitabı sadece ISO 9001 sisteminin bir açılımı olmakta ve firmanın kullandığı diğer kalite ve gıda güvenliği sistemlerini içermeyen bir doküman olmaktadır fakat kuruluşlardaki sistemlerin birbirlerine entegre olmuş şekilde yönetilmesi hem dokümantasyon hem de uygulama açısından birçok faydalar sağlamaktadır. Sadece ISO 9001 sistemini kapsayan bir kalite el kitabı sistemim ve kuruluşun anlatımında eksikliklere ve dağınıklığa sebep olabilmektedir. Ayrıca BRC gibi bazı standartlar kalite el kitabında ilgili standarda ait atıfların bulunmasını zorunlu kılmaktadır.

 

Kalite el kitabında bulunan bazı yanlış uygulamalar el kitabının sürekli revizyonunu gerektirdiğinden revizyonun unutulması durumunda sorun yaşanmasına sebep olmaktadır. Bu ve bunun gibi hatalardan bazılar aşağıdaki gibidir;

Tüm sistem dokümanlarında olduğu gibi kalite el kitabında da bir hazırlayan ve onaylayan kısmı bulunmaktadır. Bu kısma unvan yerine isim yazılması veya her ikisinin birlikte yazılması kuruluş içinde kişiler değiştiğinde bile dokümanın revize olmasını gerektirmektedir. Bu nedenle tüm dokümanlarda ve kalite el kitabında hazırlayan ve onaylayan kısımlarına sadece unvan yazılması daha uygundur ki böylece kişiler değiştiğinde kalite el kitabının revize edilmesine gerek kalmamaktadır.

Kalite el kitabı hazırlanırken kuruluş yapısı, ana ve destek süreçler, ürünler, BRC, IFS, ISO 22000 gibi kalite yönetim ve gıda güvenliği sistemleri ve dokümantasyon yapısı çok iyi irdelenmeli ve eksik veya hatalar önlenmelidir. Hazırlanacak olan kalite yönetim sistemi el kitabında yukarıda belirtilen tüm konuları ilgili dokümanları ve uygulamaları içeren atıflara yada gerektiğinde geniş anlatımlara eksiksiz olarak yer verilmelidir.

Kalite el kitabının içeriğinde bulunan okunur doküman anlatımları da kalite el kitabının hazırlanmasında önemli yer tutmaktadır. Talimatlar, prosedürler vb. okunur dokümanların detaylı anlatımlarının yapılması bu dokümanlarda yapılacak herhangi bir revizyonda kalite el kitabının da revize edilmesi anlamına gelmektedir ki bu sistem adına büyük riskler taşımaktadır şöyle ki revize edilen herhangi bir okunur dokümanın detaylı olarak kalite el kitabındaki açılımının da revize edilmesi gerekliliğinin unutulması sistemde uygunsuzluklar oluşmasına sebep olabilmektedir. Bu sebepten dolayı sistemdeki okunur dokümanların detaylı açıklamalarından genel hatlarıyla belirtilerek bu dokümanlara atıflar yapılması sistem ve dokümantasyon yapısı adına daha sağlıklı bir yaklaşım olacaktır.

Kalite el kitabının hazırlanması hatta hazırlanmış bir kalite el kitabının yukarıdaki konular esas alınarak tekrar gözden geçirilmesi kuruluşun yararına olacaktır.