Main menu

BRC Food 7. versiyon tam habersiz denetim programı planlanması

Bu seçenekte Standardın tüm gereklilikleri için tek bir habersiz denetim yapılmaktadır. Denetimden önce işletmeye denetim tarihi bildirilmeyecektir. Denetim habersiz olacak ve planlanan denetim yerine geçecektir. Denetimin önceki denetimden 3-12 ay sonra olması beklenmesine rağmen bu genelde döngüden 4 ay önce olmaktadır.

 

Habersiz denetim seçenek 1 programının seçimi

İşletme sertifikasyon firmasını denetimden 3 ay sonraki süre için de habersiz denetim programı uygulama isteğini bildirecektir. 

 

Kuruluşun denetime hazırlanması

Sertifikasyon firması tarafından denetim tarihi bildirilmeyecektir ve bu yüzden işletmenin denetim için gereken ayarlamaların hazır olması ve denetim sürecinin devamının sağlanması önemlidir. 

Bir habersiz denetimin başarısı işletmenin bilgileri sağlamasına, denetim günü işletmede olmayan kişiler yerine bakanların olmasına ve Standarda uygunluk ve gıda güvenliği sistemi yönetimi sorumluluğunun tüm yönetim ekibine paylaştırılmış olmasına bağlıdır. 

 

 

Denetime uygun olmayan günlerin belirlenmesi

Habersiz denetim seçenek 1 programı işletmelere işletmenin denetime uygun olmadığı 15 günü belirleme imkanı vermektedir.  Tarihler 4 hafta belirlenmeli ve nedeni de belirtilmelidir. (Ör. Planlanmış müşteri ziyareti) sertifikasyon firması belirtilen nedeni uygun bulmaz ise sorgulayabilir veya reddedebilir.

İşletmenin çalışmadığı günler (Ör. Hafta sonları, tatil günleri, planlanmış çalışmama yada bakım günleri) bu 15 gün içine alınmaz.  

Sertifikasyon firmalarının acil durumlara karşı hoş görülü olmaları beklenir.

Habersiz denetimin seçilmesi denetçinin denetim için kuruluşa girişinin onaylanması anlamına gelmektedir. Eğer giriş reddedilir ise kuruluş denetçi masraflarını karşılayacak ve haberli denetime döndürülecektir. Sertifikasyon firmasının inisiyatifine göre sertifikanın askıya alınması yada geri çekilmesi de söz konusu olabilir.

 

Denetim süresi

Bu opsiyon seçildiğinde sertifikasyon firmasına doğru kategoride bir denetçi seçimi ve yeterli denetim süresi belirleme imkanı için yeterli bilgilerin sağlanması gerekir. Denetim süresi BRC denetim hesaplama aracı ile yapılmaktadır.

Tipik denetim süresi 2-3 gündür (8 saat/gün). Bunun hesaplanması için bir hesaplama aracı geliştirilmiştir, konu ile ilgili detayları www.brcglobalstandards.com BRC Global Standartları web sitesinde bulabilirsiniz.

Denetim süresi hesaplaması aşağıdaki etmenlere bağlıdır:

Çalışan sayısı – Ana vardiyada tam zamanlı çalışanlar, geçici işçiler dahil

Depolama alanları dahil fabrikanın boyutları

Kapsamdaki HACCP çalışması sayısı – Bir HACCP çalışması benzer ürün tehlikeleri ve benzer üretim teknolojileri anlamında etkilidir

Diğer faktörlerde hesaplamayı etkileyecektir fakat daha az etkili oldukları düşünülmüştür, bu nedenle hesaplanan toplam denetim süresini % 30’ dan fazla etkilemeyeceklerdir. Bu faktörler:

Üretim prosesinin karmaşıklığı

Üretim hattı sayısı

Fabrika altyapısı ve yaşı ve malzeme akışının etkisi

Proseslerin işçilik yoğunluğu

İletişim zorlukları, (Ör. Dil)

Son denetimdeki uygunsuzluk sayısı

Denetim sırasında çıkan detaylı inceleme gerektiren zorluklar

Kuruluşun denetime hazırlanma kalitesi (Ör. Dokümantasyon, HACCP, Kalite yönetim sistemi)

Eğer depo, lokasyon yada merkez ofis denetime ilave edildi ise (Bakınız ek 4) denetim süresine ve denetim hesaplamada belirlenen süreye ekleme yapılmalıdır.

Standart denetiminin gönüllü modül içermesi yada başka standart denetimleri ile kombine olması durumunda, toplam denetim yaklaşık olarak eklenmelidir. Kombine denetim detayları denetim raporunda belirtilmelidir.

Denetim süresinin hesaplanması işletme denetiminin ne kadar süreceğini belirleyecektir. Dokümante delillerin gözden geçirilmesi ve denetim raporunun hazırlanabilmesi için ek süre gerekli olacaktır.

Hesaplanan denetim programından sapmalar dikkate alınmalı ve denetim raporunda belirtilmelidir.

Tahmin edilen denetim süresi işletmeye bildirilecektir.

 

Saha denetimi

Habersiz denetim görecek işletmeler denetçiyi kabul etmek ve işletmeye geldiğinde en kısa sürede denetimi başlatmaya izin vermek zorundadır. Denetim prosesi haberli denetimlerle aynı prosedürleri izleyecektir. Kısa bir açılış toplantısı yapılacak ve sonrasında denetçinin işletmeye gelmesini takip eden 30 dakika içinde işletme içi denetimine başlanması beklenmektedir. 

Saha denetimi aşağıdaki yedi aşamadan oluşur:

Açılış toplantısı – Kapsamın ve denetim sürecinin onaylanması

Üretim tesisi incelemesi – Sistemin pratik uygulamalarının gözden geçirilmesi, ürün prosedürlerinin incelenmesi ve personelle görüşme

Dokümanların gözden geçirilmesi – HACCP ve kalite yönetim sistemleri gözden geçirilmesi

İzlenebilirlik testi – İlgili tüm üretim kayıtlarının gözden geçirilmesini içermelidir (Ör. Hammadde girişleri, üretim kayıtları, son ürün kontrolleri ve spesifikasyonlar) Bu dikey bir denetimdir -  BRC kılavuz dokümanında denetim teknikleri kısmında detaylandırılmıştır

Üretim tesisi incelemesinin gözden geçirilmesi – İleri dokümantasyon kontrolü ve geçerli kılma

Bulguların denetçi tarafından son defa gözden geçirilmesi – Kapanış toplantısına hazırlık

Kapanış toplantısı – İşletme ile uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (Bulunan uygunsuzluklar Sertifikasyon firması yönetimi tarafından bağımsız bir doğrulamaya da tabi tutulacaktır.)

İşletme her zaman denetçiye yardımda bulunacaktır. Açılış ve kapanış toplantılarında işletme adına katılanların uygunsuzluk belirleme söz konusu ise düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmesini temin etmek üzere gerekli yetkiye sahip olan üst düzey yöneticiler olması beklenir. İşletmedeki operasyon müdürleri veya onların vekilleri denetimde hazır bulunacak ve açılış kapanış toplantılarına katılacaklardır. 

Denetim süreci genel iyi üretim uygulamaları ve gıda güvenliği uygulamalarının pratik uygulamalarına önem vermektedir. Denetimin % 50’ lik kısmının üretim ve tesisler, personel görüşmeleri, proseslerin incelenmesi ve üretim alanında ilgili personel ile dokümantasyon kontrolüne harcanması beklenmektedir.

Denetim sırasında Standart gereklilikleri doğrultusunda işletmenin standarda uygunluğu veya uygunsuzlukları ile ilgili olarak ayrıntılı notlar alınacak ve bu notlar denetim raporunun temeli olarak kullanılacaktır. Denetçi tüm uygunsuzlukların türünü ve önem derecesini değerlendirecek ve eşlik eden kişi ile değerlendirecektir.

Kapanış toplantısında bulgularını sunacaktır ve denetim sırasında belirlenmiş olan tüm uygunsuzluklar teyit edecektir ancak denetçi belgelendirme sürecinin muhtemel sonucu hakkında yorum yapmayacaktır. Uygunsuzlukların kapatılması için düzeltici faaliyetler ile ilgili olarak denetçiye kanıtların şirket tarafından sunulması için süreç ve zamanla ilgili bilgiler verilmelidir. Kapanış toplantısında tartışılan uygunsuzlukların yazılı bir özeti, ya toplantı sırasında ya da denetimin tamamlanmasından 1 iş günü içinde denetçi tarafından verilecektir.

Kapanış toplantısında denetici işletmeye müşteriler ve kuruluş tarafından denetim bilgilerine güvenli giriş sağlanmasına imkan veren BRC rehber sistemi ve BRC ve akreditasyon firması geri besleme sistemi konusunda bilgi verecektir.

Belgelendirme kararı ve belgenin derecesi denetim raporunun teknik olarak gözden geçirilmesi ve uygunsuzluk kapatılması ardından belgelendirme kuruluşu yönetimi tarafından bağımsız bir şekilde belirlenecektir. Kuruluş bu gözden geçirme sonrası belgelendirme kararı hakkında bilgilendirilecektir.

 

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet

Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler haberli denetim programı ile aynıdır. 

 

Denetim derecesi

Derecelendirme haberli denetimler ile aynı şekildedir. Derecelendirme çizelge 1’ deki uygunsuzluk tipi ve sayısına göre belirlenmektedir. Habersiz denetimlerde derece sonuna ‘+’ işareti eklenmektedir. (Ör. AA+, A+, B+, C+ veya D+).

 

Denetim raporu

Denetimin raporlanması haberli denetim programı ile aynıdır. Denetimde habersiz denetim seçeneği 1 olarak belirtme yapılacaktır.

 

Sertifikasyon

Sertifikasyon gereklilikleri haberli denetim programı ile aynıdır. 

Sertifikada habersiz denetim seçeneği 1 olarak belirtme yapılacaktır. Bu sertifika var olan sertifikanın yerine geçecektir. Sertifika denetimden 42 gün sonra yayınlanacak ve bitiş tarihi bir önceki sertifika bitiş tarihine 12 ay eklenerek bulunacaktır. Eğer işletme haberli denetim programına geçmek isterse sertifika bitiş tarihi habersiz denetim tarihinden 6-12 ay sonrasına göre belirlenecektir. 

Bu denetimin var olan sertifika bitiş tarihinden önce yapılmasını sağlamaktadır ve habersiz denetim almanın daha kısa sertifika süresi olarak dezavantajlı bir durum olmaması ve denetim sıklığının artmamasını sağlamaktadır.