Main menu

BRC Food 7. versiyon iki kısımlı habersiz denetim programı planlanması

Seçenek 2 habersiz denetim programı denetim gerekliliklerini 2 ayrı denetime böler. İlk denetim fabrika tabanlı iyi üretim uygulamaları odaklı olur ve habersiz gerçekleşir. İkinci denetim ise dokümantasyonun ve kayıtları gözden geçirilmesi şeklinde olur ve kayıtlara kolay ulaşılması ve irdeleyebilmek için gerekli personelin bulunabilmesi için tarihi planlanabilir. 

Standardın gereklilikleri farklı denetimlerde nelerin denetleneceğinin tanımlanması için renk kodludur.

Denetimin planlanan 2. Kısmı başka planlı denetimlerle denetim maliyetlerini düşürmek için birleştirilebilir.

 

Habersiz denetim seçenek 2 programının seçimi

İşletme sertifikasyon firmasını denetimden 3 ay sonraki süre için de habersiz denetim programı uygulama isteğini bildirecektir. 

Habersiz denetimin ilk kısmı denetim döngüsünden sonraki 6.-10. aylar arasında olacaktır. Bu kuruluşun kısım 2 denetime kadar uygunsuzlukları düzeltmesi ve kısım 2 denetimde gözden geçirilmesine imkan vermektedir.

Dokümantasyon ve kayıtların denetimi olan kısım 2 denetim son denetim tarihi yıldönümüne 28 gün kalana kadar planlanabilir. Bu tarih denetim öncesi işletme tarafından kabul  edilmiş olmalıdır.

 

Kuruluşun denetime hazırlanması

2. seçenek denetim prosesi denetimi iki ziyarete böler ve her birinin hazırlıkları farklılık göstermektedir.

Seçenek 1 habersiz denetim

Sertifikasyon firması tarafından habersiz yapılacak olan iyi üretim uygulamaları denetimi tarihi bildirilmeyecektir ve bu yüzden işletmenin denetim için gereken ayarlamaların hazır olması ve denetim sürecinin devamının sağlanması önemlidir. 

Bir habersiz denetimin başarısı işletmenin bilgileri sağlamasına, denetim günü işletmede olmayan kişiler yerine bakanların olmasına ve Standarda uygunluk ve gıda güvenliği sistemi yönetimi sorumluluğunun tüm yönetim ekibine paylaştırılmış olmasına bağlıdır. 

Seçenek 2 habersiz denetim

Denetimin ikinci kısmı öncelikle dokümantasyon sistemi ve kayıtların denetlenmesini kapsar. İlgili yöneticilerin veya yerlerine bakan kişilerin gerekli bilgileri sağlaması denetimin başarısı için önemlidir. 2. kısım denetim ayrıca fabrika ziyareti ve 1. kısım habersiz denetim sonrası alınan önlemleri de kapsamaktadır. 

İşletme denetim sırasında kapsamdaki ürünlerin üretilmesini sağlayacaktır. Mümkün olan durumlarda denetçinin değerlendirmeleri için üretimde en geniş kapsamlı ürün üretimi olacaktır. Eğer 1. habersiz denetimde kapsamdaki bir ürün yada üretim yok ise bu ürünün 2. habersiz denetimde üretilmesi için her türlü çaba gösterilecektir.

Yılın belli zamanında gerçekleşen bir üretim prosesi söz konusu ise bu üretim metodunun değerlendirilmesi için ayrı bir denetim gerekecektir.

 

Denetim hazırlığı için sertifikasyon firmasına sağlanan bilgiler

Bu habersiz denetim seçenek 1’ deki gibidir. 

 

Denetime uygun olmayan günlerin belirlenmesi

Habersiz denetim seçenek 2 programı işletmelere işletmenin denetime uygun olmadığı 10 günü belirleme imkanı vermektedir.  Tarihler 4 hafta belirlenmeli ve nedeni de belirtilmelidir. (Ör. Planlanmış müşteri ziyareti) sertifikasyon firması belirtilen nedeni uygun bulmaz ise sorgulayabilir veya reddedebilir.

İşletmenin çalışmadığı günler (Ör. Hafta sonları, tatil günleri, planlanmış çalışmama yada bakım günleri) bu 15 gün içine alınmaz.  

Sertifikasyon firmalarının acil durumlara karşı hoş görülü olmaları beklenir.

Habersiz denetimin seçilmesi denetçinin denetim için kuruluşa girişinin onaylanması anlamına gelmektedir. Eğer giriş reddedilir ise kuruluş denetçi masraflarını karşılayacak ve haberli denetime döndürülecektir. Sertifikasyon firmasının inisiyatifine göre sertifikanın askıya alınması yada geri çekilmesi de söz konusu olabilir.

 

Denetim süresi

Bu opsiyon seçildiğinde sertifikasyon firmasına doğru kategoride bir denetçi seçimi ve yeterli denetim süresi belirleme imkanı için yeterli bilgilerin sağlanması gerekir. Denetim süresi BRC denetim hesaplama aracı ile yapılmaktadır. Habersiz denetim 2’ nin süresi habersiz denetim 1’ deki bulgular da dikkate alınarak tahmin edilebilir, istisnai olarak habersiz denetim 1 sonrası gözden geçirilmesi gereken çok fazla düzeltici faaliyet gerektiren uygunsuzluk var ise daha fazla süre gerekli olabilir. 

1. ve 2. seçenek denetimlere bölünecek şekilde tipik denetim süresi 2-3 gündür (8 saat/gün). Bunun hesaplanması için bir hesaplama aracı geliştirilmiştir, konu ile ilgili detayları www.brcglobalstandards.com BRC Global Standartları web sitesinde bulabilirsiniz.

Denetim süresi hesaplaması aşağıdaki etmenlere bağlıdır:

Çalışan sayısı – Ana vardiyada tam zamanlı çalışanlar, geçici işçiler dahil

Depolama alanları dahil fabrikanın boyutları

Kapsamdaki HACCP çalışması sayısı – Bir HACCP çalışması benzer ürün tehlikeleri ve benzer üretim teknolojileri anlamında etkilidir

Diğer faktörlerde hesaplamayı etkileyecektir fakat daha az etkili oldukları düşünülmüştür, bu nedenle hesaplanan toplam denetim süresini % 30’ dan fazla etkilemeyeceklerdir. Bu faktörler:

Üretim prosesinin karmaşıklığı

Üretim hattı sayısı

Fabrika altyapısı ve yaşı ve malzeme akışının etkisi

Proseslerin işçilik yoğunluğu

İletişim zorlukları, (Ör. Dil)

Son denetimdeki uygunsuzluk sayısı veya 1. Kısım denetimdeki uygunsuzluk sayısı

Denetim sırasında çıkan detaylı inceleme gerektiren zorluklar

Kuruluşun denetime hazırlanma kalitesi (Ör. Dokümantasyon, HACCP, Kalite yönetim sistemi)

Eğer depo, lokasyon yada merkez ofis denetime ilave edildi ise denetim süresine ve denetim hesaplamada belirlenen süreye ekleme yapılmalıdır.

Standart denetiminin gönüllü modül içermesi yada başka standart denetimleri ile kombine olması durumunda, toplam denetim yaklaşık olarak eklenmelidir. Gönüllü modüller 2 kısmın bir parçası olarak denetlenecektir ve denetimin bu kısmına ek süre eklenecektir. Kombine denetim detayları denetim raporunda belirtilmelidir.

Denetim süresinin hesaplanması işletme denetiminin ne kadar süreceğini belirleyecektir. Dokümante delillerin gözden geçirilmesi ve denetim raporunun hazırlanabilmesi için ek süre gerekli olacaktır.

Hesaplanan denetim programından sapmalar dikkate alınmalı ve denetim raporunda belirtilmelidir.

Tahmin edilen denetim süresi işletmeye bildirilecektir.

 

SAHA DENETİMİ

Kısım 1 habersiz denetim

Habersiz denetim görecek işletmeler denetçiyi kabul etmek ve işletmeye geldiğinde en kısa sürede denetimi başlatmaya izin vermek zorundadır. Denetim prosesi üretim tesisi odaklı olacaktır ve denetimin tamamlanması için bazı destek dokümanlar da istenecektir. Kısa bir açılış toplantısı sonrasında denetçinin işletmeye gelmesini takip eden 30 dakika içinde işletme içi denetimine başlanması beklenmektedir. 

Kısım 1 habersiz denetim Standardın aşağıdaki renk kodu ile tanımlanmış maddelerine odaklanacaktır:

Kısım 1’ de değerlendirilen gereklilikler – iyi üretim uygulamalarının denetlenmesi

Kısım 1 ve 2’ de değerlendirilen gereklilikler

 

Kısım 1 habersiz denetim aşağıdaki aşamalardan oluşur:

Açılış toplantısı – Kapsamın ve denetim sürecinin onaylanması

Üretim tesisi incelemesi – Sistemin pratik uygulamalarının gözden geçirilmesi, ürün prosedürlerinin incelenmesi ve personelle görüşme

Dokümanların gözden geçirilmesi (Ör. Pest kontrol kayıtları)

Bulguların denetçi tarafından son defa gözden geçirilmesi – Kapanış toplantısına hazırlık

Kapanış toplantısı – İşletme ile uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (Bulunan uygunsuzluklar Sertifikasyon firması yönetimi tarafından bağımsız bir doğrulamaya da tabi tutulacaktır.)

 

Kısım 2 haberli denetim

Kısım 2 haberli denetim Standardın aşağıdaki renk kodu ile tanımlanmış maddelerine odaklanacaktır:

Kısım 2’ de değerlendirilen gereklilikler – kayıtlar, sistem ve dokümantasyon denetlenmesi

Kısım 1 ve 2’ de değerlendirilen gereklilikler

 

Kısım 2 habersiz denetim aşağıdaki aşamalardan oluşur:

Açılış toplantısı – Kapsamın ve denetim sürecinin onaylanması

Üretim tesisi incelemesi – Fabrika standartlarının ve kısım 1 denetimde belirlenen uygunsuzluklar için alınan düzeltici faaliyetlerin gözden geçirilmesi

Dokümanların gözden geçirilmesi – HACCP ve kalite yönetim sistemleri gözden geçirilmesi

İzlenebilirlik testi – İlgili tüm üretim kayıtlarının gözden geçirilmesini içermelidir (Ör. Hammadde girişleri, üretim kayıtları, son ürün kontrolleri ve spesifikasyonlar) Bu dikey bir denetimdir -  BRC kılavuz dokümanında denetim teknikleri kısmında detaylandırılmıştır

Bulguların denetçi tarafından son defa gözden geçirilmesi – Kapanış toplantısına hazırlık

Kapanış toplantısı – İşletme ile uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (Bulunan uygunsuzluklar Sertifikasyon firması yönetimi tarafından bağımsız bir doğrulamaya da tabi tutulacaktır.)

İşletme her zaman denetçiye yardımda bulunacaktır. Açılış ve kapanış toplantılarında işletme adına katılanların uygunsuzluk belirleme söz konusu ise düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmesini temin etmek üzere gerekli yetkiye sahip olan üst düzey yöneticiler olması beklenir. İşletmedeki operasyon müdürleri veya onların vekilleri denetimde hazır bulunacak ve açılış kapanış toplantılarına katılacaklardır. 

Denetim sırasında Standart gereklilikleri doğrultusunda işletmenin standarda uygunluğu veya uygunsuzlukları ile ilgili olarak ayrıntılı notlar alınacak ve bu notlar denetim raporunun temeli olarak kullanılacaktır. Denetçi tüm uygunsuzlukların türünü ve önem derecesini değerlendirecektir.

Kapanış toplantısında bulgularını sunacaktır ve denetim sırasında belirlenmiş olan tüm uygunsuzluklar teyit edecektir ancak denetçi belgelendirme sürecinin muhtemel sonucu hakkında yorum yapmayacaktır. Uygunsuzlukların kapatılması için düzeltici faaliyetler ile ilgili olarak denetçiye kanıtların şirket tarafından sunulması için süreç ve zamanla ilgili bilgiler verilmelidir. Kapanış toplantısında, her iki kısım denetim de tamamlandıktan sonra tartışılan uygunsuzlukların yazılı bir özeti, ya toplantı sırasında ya da denetimin tamamlanmasından 1 iş günü içinde denetçi tarafından verilecektir.

Kapanış toplantısında denetici işletmeye müşteriler ve kuruluş tarafından denetim bilgilerine güvenli giriş sağlanmasına imkan veren BRC rehber sistemi ve BRC ve akreditasyon firması geri besleme sistemi konusunda bilgi verecektir.

Belgelendirme kararı ve belgenin derecesi denetim raporunun teknik olarak gözden geçirilmesi ve uygunsuzluk kapatılması ardından belgelendirme kuruluşu yönetimi tarafından bağımsız bir şekilde belirlenecektir. Kuruluş bu gözden geçirme sonrası belgelendirme kararı hakkında bilgilendirilecektir.

 

UYGUNSUZLUK VE DÜZELTİCİ FAALİYET

Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler haberli denetim programı ile aynıdır. 

Kısım 1’ de belirlenen uygunsuzluklar için alınan faaliyetlere ait deliller kısım 1 denetiminden sonraki 28 gün içinde sertifikasyon firması ile birlikte teyit edilmelidir ve kısım 2 denetimde gözden geçirilecektir. 

Bir kritik uygunsuzluk olması yada kısım1’ de bulunan uygunsuzluklar sertifika alınamamasına sebep olması durumlarında, var olan sertifika acil olarak geri çekilecektir. 

 

DENETİM DERECESİ

Derecelendirme haberli denetimler ile aynı şekildedir. 

Derecelendirme çizelge 1’ deki uygunsuzluk tipi ve sayısına göre belirlenmektedir. Habersiz denetimlerde derece sonuna ‘+’ işareti eklenmektedir. (Ör. AA+, A+, B+, C+ veya D+).

Denetim derecesi kısım 1 ve 2 denetimleri uygunsuzluklarının kombinasyonuna göredir. Kısım 1 denetim uygunsuzlukları kısım 2 denetim öncesi kapatılmasına rağmen derece hesaplamasında kısım 1 uygunsuzlukları da dikkate alınacaktır. 

 

DENETİM RAPORU

Denetimin raporlanması haberli denetim programı ile aynıdır. Denetimde habersiz denetim seçeneği 2 olarak belirtme yapılacaktır.

Nihai denetim raporu kısım 1 ve 2’ ye ait bilgileri ve uygunsuzlukları içerecektir. Nihai rapor kısım 2 denetim bitmeden hazırlanmaz.

 

SERTİFİKASYON

Sertifikasyon gereklilikleri haberli denetim programı ile aynıdır. Sertifikada habersiz denetim seçeneği 2 olarak belirtme yapılacaktır.

Bu sertifika var olan sertifikanın yerine geçecektir. Sertifika kısım 2 denetimden 42 gün sonra yayınlanacak ve bitiş tarihi bir önceki sertifika bitiş tarihine 12 ay eklenerek bulunacaktır. Eğer işletme haberli denetim programına geçmek isterse sertifika bitiş tarihi alınan dereceye göre  6-12 ay sonrasına belirlenecektir.